Cum să organizezi o vizită în școala ta

foto din arhiva personală - vizită la o școală din Reggio Emilia, Italia

O vizită în școală poate fi făcută de colegi din alte școli, de autorități educaționale, de persoane din alte țări, de potențiali sponsori, de reprezentanți ai unor asociații, fundații, instituții etc. Vizitele pot fi diferite ca durată și ca scop și, dacă sunt pregătite și se desfășoară în condiții bune, sunt o ocazie de a face cunoscute practicile valoroase din școală și de a-i crește prestigiul în comunitatea educațională.

  

Inaintea vizitei:
 

·       stabiliți cu vizitatorii data, durata, numărul de persoane și scopul vizitei;

·       stabiliți o persoană care să coordoneze activitatea;

·      anuntați vizita: la avizier, în cancelarie, în graficul de activități, la panoul info pentru elevi, la secretariat, la administratie, la bibliotecă, la elevii de serviciu etc.;

·       scrieți un mesaj scurt de bun venit într-un loc vizibil la intrarea în școală;

·       realizați un program pe ore al vizitei pe care să-l oferiți vizitatorilor și să-l afișati în cancelarie;

·       pregătiți ecusoanele de vizitator;

·     stabiliti persoana care va conduce vizitatorii prin școală (poate fi și un elev cu bune abilități de comunicare, implicat în activitățile școlii);

·       stabiliți un traseu pentru vizită;

·       stabiliți / amenajați o sală pentru  primire și pentru discuții;

·       pregătiți materialele promoționale ale școlii (mape, pliante, broșuri, casete video, cărți de vizită etc.);

·       pregătiți  cafea / ceai / apa minerală / sucuri de fructe / fursecuri;

·       asigurati-vă că la grupurile sanitare există săpun, șervețele etc.;

·    dacă vizitatorii petrec mai multe zile în localitatea respectivă, rezolvați probleme de cazare și masă; eventual, pregătiți un program pentru timpul liber: teatru / operă / cina la un restaurant cu un specific deosebit;

·       pregătiți aparatul foto / camera video, dacă doriti să ,,imortalizați” evenimentul;

·       dacă sunteți directorul școlii, asigurați-vă că directorul adjunct sau un coleg din Consiliul de administratie este gata să preia și să rezolve în locul dumneavoastră orice situații urgente care s-ar putea ivi în timpul vizitei.

In timpul vizitei

Primirea oaspetilor:

·       poate avea loc în cancelaria școlii sau în sala pe care ați pregătit-o special pentru această vizită și poate să dureze 15 - 20 minute;

·       prezentați  gazdele / colegii dumneavoastră;

·       prezentați programul vizitei;

·       oferiți vizitatorilor cafea / ceai;

·       dați ocazia vizitatorilor să schimbe câteva cuvinte cu colegii dvs.

Turul scolii

·  e bine să-l realizați după un traseu prestabilit, în care să includeți aspectele relevante / de succes ale    activitătți școlii;

·   includeti în tur săli de clasă, biblioteca, sala de resurse/computere, sala de sport, cabinetul de consiliere, sala parintilor etc.;

·   în timp ce parcurgeți traseul, oferiți vizitatorilor date relevante despre școală, aspecte deosebite care să le capteze atenția, legate de misiunea și politicile școlii, elevi, părinți etc., raportându-vă la fotografii și materiale afișate pe holuri / în clase;

·   asigurați-vă că durata turului nu depașește o oră.

Asistenta la ore de curs / lectii

·   dacă grupul de vizitatori este mare, se poate asista la mai multe lecții simultan, în funcție de interese;

·  dați vizitatorilor o schiță a planului de lecție  care să cuprindă:  tema, obiectivele/competențele vizate, desfășurătorul pe scurt al lectiei;

·     la finalul lectiei, facilitați un scurt dialog între elevi și vizitatori;

·    la ieșire, pe o coală de flipchart pusă pe ușa clasei, vizitatorii pot scrie o impresie / un mesaj / un scurt comentariu despre lecția la care au participat.

Intâlniri cu cadre didactice

·    se pot organiza în diferite spații ale școlii, în functie de mărimea grupului de vizitatori;

·   pentru grupuri mai mari, întâlnirile se pot organiza pe domenii de interes: activitate educativă, relația cu părinții, consiliul elevilor etc.;

·  este important să se așeze mobilierul în așa fel încât să se creeze posibilitatea dialogului  (de exemplu,  scaunele așezate în semicerc, așezare în jurul unei mese rotunde etc.);

·    pentru adunarea ideilor / întrebărilor folosiți un flipchart;

·   provocati și promovați o discuție sinceră, care să fie un prilej de împărtășire de experiențe;

·   pentru prezentări, folosiți videoproiector, laptop etc.

Intâlniri cu elevii · astfel de întâlniri sunt în mod deosebit apreciate de vizitatori, deoarece ele pot fi relevante pentru curriculumul ascuns al școlii și atmosfera generală din școală; ·  facilitați o discuție liberă, în care vizitatorii pot adresa întrebări legate de aspecte care îi interesează; · la întâlnire invitați elevi cu activități de succes în diferite domenii, implicați activ în viata școlii (nu neaparat cu notele cele mai mari!): reprezentanți ai Consiliului elevilor, redactori ai revistei școlii, organizatori de serbări, membrii clubului de teatru, inițiatorii unor campanii de ajutor social etc. ·   e bine ca elevii invitați la astfel de întâlniri să aibă foarte bune abilități de comunicare și relaționare, un nivel al stimei de sine ridicat, să aibă sentimentul apartenenței la comunitatea educațională a școlii;   Finalul vizitei · rugați vizitatorii să scrie câteva impresii despre vizită în Cartea vizitatorilor; în cazul unor vizite de o zi ce au cuprins activitati variate, le puteti cere vizitatorilor sa scrie la finalul zilei un scurt eseu de cinci minute intitulat” O zi la Școala X”; · oferiți vizitatorilor mape de prezentare / pliante / broșuri / buletine informative / alte materiale promoționale ale școlii; ·   oferiți cărți de vizită cu numele directorului, adresa școlii, telefonul / faxul / adresa de e-mail; · dacă doriți extinderea colaborării, rugați vizitatorii să vă lase nume, adrese și telefoane de contact.

ATENTIE!   Ø  Nu faceți din eveniment prilej de teamă pentru elevi, de stres pentru profesori și personalul administrativ! Vizita trebuie să decurgă în ritmul firesc al școlii. Ø  Evitați festivismele și regizările care pot compromite un astfel de eveniment. Niciodată, în nicio situație, nu pregătiți dinainte elevii în legătură cu ce să spună, cine să spună, ce să nu spuna etc.! Ø  In prezentarea școlii sau a unui aspect din activitatea școlii nu citiți un material redactat anterior: este artificial, monoton și poate transmite mesajul că dumneavoastră  nu cunoasteți prea bine ceea ce prezentați.Vorbiți liber! Ø  Nu vorbiți despre un anume aspect foarte mult și fără a folosi un suport vizual (de exemplu, arătați spre o fotografie și relatați ceva legat de școală)! Ø  In timpul prezentării, afișati o atitudine prietenoasă, zâmbiți, aveți umor în relatare și răspundeți la eventualele întrebări! Ø  Dacă experiența școlii dumneavoastră este mai bogată decât cea a vizitatorilor, nu vă laudați prea tare.Nu e politicos nici să vă autocompătimiți și să vă plângeți de lipsurile și problemele pe care le aveți! Ø  Dacă intrați în clase în timpul orelor, cereți permisiunea profesorului care are oră să întrerupeți și prezentați oaspeții, pe profesorul respectiv și clasa în care vă aflați. Stați doar câteva minute pentru a nu deranja. In general, prezentați-i cu nume și funcție pe toti colaboratorii dvs. cu care vizitatorii iau contact. (Dvs. nu sunteti singura persoană importantă din școala!) Ø  Comportați-vă ca o gazdă amabilă și arătați disponibilitate pentru  a rezolva problemele vizitatorilor.

    Dupa vizită

·   organizati cu cadrele didactice implicate o scurtă ăntrunire pentru a citi impresiile vizitatorilor, a identifica punctele tari și punctele slabe ale vizitei;

·   îndosariați toate materialele legate de vizită imediat după ce vizita s-a încheiat; nu amânați pentru că nu veți mai găsi ușor timpul necesar;

·    dacă vizita este una foarte importantă prin poziția / renumele vizitatorilor, mediatizați evenimentul în presa locală;

·     mentionati vizita în Raportul de activitate semestrial;

·  informați colegii / personalul administrativ despre impresiile vizitatorilor și lăudați modul în care și-au îndeplinit responsabilitățile.

 Succes !😊

(acest articol face parte din seria de idei mici pentru schimbări mari, care nu sunt vorbe și teorie, ci vin din experiența personală în domeniul educației, sunt încercate și au avut succes; e un text pe care l-am scris pentru publicația „Managementul evenimentelor educaționale”, British Council, 2013)